Struktur Organisasi

Macam-macam struktur organisasi yaitu:

1.      Tipe Struktur Fungsional

Mendesain struktur berdasarkan fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi, divisi, dan sub divisi. Misal fungsi niaga, fungsi SDM dan fungsi teknik.

-          Kelebihan:

a.       Mempromosikan keterampilan yang terspesialisasi.

b.      Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas.

c.       Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis.

-          Relevan untuk situasi:

a.       Lingkungan stabil.

b.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi.

c.       Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional.

-          Kekurangan:

a.       Menekankan pada rutinitas tugas dan kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang.

b.      Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit.

c.       Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi.

d.      Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan.

2.      Tipe Output-based Structure

Mendesain struktur berdasarkan output atau produk yang dihasilkan oleh unit atau bagian organisasi yang bersangkutan.

-          Kelebihan:

a.       Mendorong akuntabilitas yang lebih besar terhadap hasil akhir (output yang dihasilkan).

b.      Memungkinkan terjadinya diversifikasi keterampilan (cross functional skills).

c.       Koordinasi antar fungsi di dalam tiap posisi menjadi lebih mudah.

-          Relevan untuk Situasi:

a.       Lingkungan tidak stabil.

b.      Ukuran organisasi relatif besar.

c.       Mengutamakan spesialisasi produk/output dan inovasi.

-          Kekurangan:

a.       Berpeluang menggunakan keterampilan dan sumber daya secara tidak efisien.

b.      Menuntut adanya ‘multiple role’ pada para karyawan sehingga dapat menimbulkan work stress.

c.       Hanya terpaku pada satu produk tertentu (output).

3.      Tipe Struktur Matriks

Mendesain struktur berdasarkan kombinasi antara tipe fungsional dan tipe output-based.

-          Kelebihan:

a.       Mendorong penggunaan orang secara fleksibel.

b.      Mengoptimalkan penggunaan sumber daya keahlian yang dimiliki.

c.       Menumbuhkan koordinasi dan integrasi yang kohesif.

-          Relevan untuk Situasi:

a.       Dorongan untuk mendistribusikan dan membagi sumber daya/kapabilitas.

b.      Fokus pada dual perspectives : keahlian fungsional dan keandalan output.

-          Kekurangan:

a.       Berpeluang menumbuhkan role ambiguity.

b.      Tanpa keseimbangan wewenang antara manajer fungsional dengan output-based coordinator, kinerja akan terganggu.

c.       Memberi kesempatan bagi inkonsistensi permintaan antara fungsional dan output-based people.

4.      Process-based Structure

Mendesain struktur berdasarkan proses inti yang dilakukan oleh organisasi. Tipe ini lebih menekankan pada relasi lateral dibanding relasi vertikal.

-          Ciri-ciri:

a.       Struktur ini didesain berdasarkan tiga hingga enam core process yang dimiliki oleh suatu unit/sub unit organisasi. Struktur tidak didasarkan pada fungsi ataupun output, tapi pada proses.

b.      Fokus pada tugas/aktivitas yang menciptakan value. Tugas atau aktivitas disimplifikasikan dengan cara mengeliminasi tugas-tugas yang non-esensial dan mengurangi tangga hirarki.

c.       Dalam tipe ini, tim bersifat fundamental. Tim yang bersifat otonom bertanggungjawab untuk mendesain rencana dan mengeksekusinya hingga tuntas.

d.      Anggota tim memiliki multiple skills.

-          Kelebihan:

a.       Menumbuhkan efisiensi dan speed dalam penyelesaian tugas/pekerjaan.

b.      Mengurangi garis pemisah antar departemen.

c.       Meningkatkan kemampuan untuk melihat total wok flow.

d.      Mengembangkan keterlibatan karyawan.

e.       Mengurangi cost karena less overhead structure.

-          Relevan untuk Situasi:

a.       Lingkungan organisasi yang selalu berubah.

b.      Memiliki banyak projek yang tidak bersifat rutin.

-          Kekurangan:

a.       Membutuhkan keterampilan baru untuk mengelola relasi lateral.

b.      Membuka peluang untuk melakukan duplikasi sumber daya dan menciptakan role ambiguity.

c.       Membutuhkan perubahan command-and-control mindset.

d.      Mungkin membutuhkan waktu lama untuk mengambil keputusan secara tim.

e.       Berpeluang tidak efektif jika prosesnya salah diidentifikasi

Konflik Organisasi

Konflik adalah suatu proses sosial antara dua orang atau lebih dimana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan cara menghancurkannya atau membuatnya menjadi tidak berdaya.

Konflik itu sendiri merupakan situasi yang wajar dalam setiap masyarakat maupun yang tidak pernah mengalami konflik antar anggota atau antar kelompok masyarakat lainnya, konflik itu akan hilang bersamaan dengan hilangnya masyarakat itu sendiri.

Konflik yang dapat terkontrol akan menghasilkan integrasi yang baik, namun sebaliknya integrasi yang tidak sempurna dapat menciptakan suatu konflik.

Konflik menurut Robbin

konflik organisasi menurut Robbins (1996) adalah suatu proses interaksi yang terjadi akibat adanya ketidaksesuaian antara dua pendapat (sudut pandang) yang berpengaruh terhadap pihak-pihak yang terlibat baik pengaruh positif maupun pengaruh negatif.

-          Pandangan ini dibagi menjadi 3 bagian menurut Robbin yaitu :

1.      Pandangan tradisional

Pandangan ini menyatakan bahwa konflik itu hal yang buruk, sesuatu yang negatif, merugikan, dan harus dihindari. Konflik ini suatu hasil disfungsional akibat komunikasi yang buruk, kurang kepercayaan, keterbukaan diantara orang-orang dan kegagalan manajer untuk tanggap terhadap kebutuhan dan aspirasi para karyawan tersebut.

                                           

2.      Pandangan kepada hubungan manusia.

Pandangan ini menyatakan bahwa konflik dianggap sebagai sesuatu peristiwa yang wajar terjadi didalam suatu kelompok atau organisasi. Konflik dianggap sebagai sesuatu yang tidak dapat dihindari karena didalam kelompok atau organisasi pasti terjadi perbedaan pandangan atau pendapat. Oleh karena itu, konflik harus dijadikan sebagai suatu hal yang bermanfaat guna mendorong peningkatan kinerja organisasi tersebut.

3.      Pandangan interaksionis.

Pandangan ini menyatakan bahwa mendorong suatu kelompok atau organisasi terjadinya suatu konflik. Hal ini disebabkan suatu organisasi yang kooperatif, tenang, damai dan serasi cenderung menjadi statis, apatis, tidak aspiratif dan tidak inovatif. Oleh karena itu, konflik perlu dipertahankan pada tingkat minimum secara berkelanjutan sehingga tiap anggota di dalam kelompok tersebut tetap semangat dan kreatif.

-          Jenis-jenis konflik:

Ada lima jenis konflik dalam kehidupan organisasi:

1.      Konflik dalam diri individu, yang terjadi bila seorang individu menghadapi ketidakpastian tentang pekerjaan yang dia harapkan untuk melaksanakannya.

Bila berbagai permintaan pekerjaan saling bertentangan, atau bila individu diharapkan untuk melakukan lebih dari kemampuannya.

2.      Konflik antar individu dalam organisasi yang sama, dimana hal ini sering diakibatkan oleh perbedaan–perbedaan kepribadian.Konflik ini berasal dari adanya konflik antar peranan ( seperti antara manajer dan bawahan ).

3.      Konflik antar individu dan kelompok, yang berhubungan dengan cara individu menanggapi tekanan untuk keseragaman yang dipaksakan oleh kelompok kerja mereka. Sebagai contoh, seorang individu mungkin dihukum atau diasingkan oleh kelompok kerjanya karena melanggar norma – norma kelompok.

4.      Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama, karena terjadi pertentangan kepentingan antar kelompok atau antar organisasi.

5.      Konflik antar organisasi, yang timbul sebagai akibat bentuk persaingan ekonomi dalam sistem perekonomian suatu negara. Konflik ini telah mengarahkan timbulnya pengembangan produk baru, teknologi, dan jasa, harga–harga lebih rendah, dan penggunaan sumber daya lebih efisien.

-          Sumber-sumber utama penyebab konflik organisasi:

Penyebab terjadinya konflik dalam organisasi, yaitu:

1.      Perbedaan individu, yang meliputi perbedaan pendirian dan perasaan.

2.      Perbedaan latar belakang kebudayaan sehingga membentuk pribadi-pribadi yang berbeda pula.

3.      Perbedaan kepentingan individu atau kelompok.

4.      Perubahan-perubahan nilai yang cepat dan mendadak dalam masyarakat.

5.      Perbedaan pola interaksi yang satu dengan yang lainnya.

-          Akibat konflik

Hasil dari sebuah konflik adalah sebagai berikut :

1.      meningkatkan solidaritas sesama anggota kelompok (ingroup) yang mengalami konflik dengan kelompok lain.

2.      keretakan hubungan antar kelompok yang bertikai.

3.      perubahan kepribadian pada individu, misalnya timbulnya rasa dendam, benci, saling curiga dll.

4.      kerusakan harta benda dan hilangnya jiwa manusia.

5.      dominasi bahkan penaklukan salah satu pihak yang terlibat dalam konflik.

-          Teknik-teknik utama untuk memecahkan konflik organisasi

Ada beberapa cara untuk menangani konflik yaitu:

1.      Introspeksi diri.

2.      Mengevaluasi pihak-pihak yang terlibat.

3.      Identifikasi sumber konflik.

Spiegel (1994) menjelaskan ada lima tindakan yang dapat kita lakukan dalam penanganan konflik :

a.       Berkompetisi

Tindakan ini dilakukan jika kita mencoba memaksakan kepentingan sendiri di atas kepentingan pihak lain. Pilihan tindakan ini bisa sukses dilakukan jika situasi saat itu membutuhkan keputusan yang cepat, kepentingan salah satu pihak lebih utama dan pilihan kita sangat vital. Hanya perlu diperhatikan situasi menang – kalah (win-lose solution) akan terjadi disini. Pihak yang kalah akan merasa dirugikan dan dapat menjadi konflik yang berkepanjangan. Tindakan ini bisa dilakukan dalam hubungan atasan bawahan, dimana atasan menempatkan kepentingannya (kepentingan organisasi) di atas kepentingan bawahan.

b.      Menghindari konflik

Tindakan ini dilakukan jika salah satu pihak menghindari dari situsasi tersebut secara fisik ataupun psikologis. Sifat tindakan ini hanyalah menunda konflik yang terjadi. Situasi menang kalah terjadi lagi disini. Menghindari konflik bisa dilakukan jika masing-masing pihak mencoba untuk mendinginkan suasana, mebekukan konflik untuk sementara. Dampak kurang baik bisa terjadi jika pada saat yang kurang tepat konflik meletus kembali, ditambah lagi jika salah satu pihak menjadi stres karena merasa masih memiliki hutang menyelesaikan persoalan tersebut.

c.       Akomodasi

Yaitu jika kita mengalah dan mengorbankan beberapa kepentingan sendiri agar pihak lain mendapat keuntungan dari situasi konflik itu. Disebut juga sebagai self sacrifying behaviour. Hal ini dilakukan jika kita merasa bahwa kepentingan pihak lain lebih utama atau kita ingin tetap menjaga hubungan baik dengan pihak tersebut.

d.      Kompromi

Tindakan ini dapat dilakukan jika ke dua belah pihak merasa bahwa kedua hal tersebut sama –sama penting dan hubungan baik menjadi yang utama. Masing-masing pihak akan mengorbankan sebagian kepentingannya untuk mendapatkan situasi menang-menang (win-win solution).

e.       Berkolaborasi

Menciptakan situasi menang-menang dengan saling bekerja sama. Pilihan tindakan ada pada diri kita sendiri dengan konsekuensi dari masing-masing tindakan. Jika terjadi konflik pada lingkungan kerja, kepentingan dan hubungan antar pribadi menjadai hal yang harus kita pertimbangkan.